Mida teha enne audiitori tulekut

(29.06.2011)

Mida saab raamatupidaja teha enne audiitori tulekut

Vastavalt raamatupidamise seadusele § 14 peab iga raamatupidamiskohustuslane koostama majandusaasta aruande, mis koosneb raamatupidamise aastaaruandest ja tegevusaruandest. Samas kohas on sätestatud ka majandusaasta aruande koostamise käik, mille esimesed sammud on järgmised:

1) raamatupidamise aastaaruande koostamine;
2) tegevusaruande koostamine;
3) audiitorkontroll;

Käesolevas artiklis vaatleme tegemisi ja toiminguid, mida ettevõttes tuleks teha selleks, et majandusaasta aruande koostamise kolmas etapp – audiitorkontroll, võimalikult sujuvalt kõikide osapoolte jaoks kulgeks.

Raamatupidamise seaduse § 15 ütleb, et raamatupidamise aastaaruande eesmärk on õigesti ja õiglaselt kajastada raamatupidamiskohustuslase finantsseisundit, majandustulemust ja rahavoogusid. Raamatupidamise aastaaruande koostamise aluseks on raamatupidamisregistrites kirjendatud majandusaasta majandustehingud ja reguleerimiskanded. Aastaaruande koostamiseks inventeeritakse raamatupidamiskohustuslase varade ja kohustuste saldod, hinnatakse registrites kajastatud varade ja kohustuste väärtuse vastavust sätestatud arvestuspõhimõtetele, tehakse reguleerimis- ja lõpetamiskanded ning koostatakse põhiaruanded ja lisad.

Seega majandusaasta aruande koostamise aluseks on kõikide majandustehingute kirjendamine raamatupidamisregistrites. Tundub äärmiselt lihtne ja triviaalne nõue, kuid ometi võib tegelikkuses tekkida olukordi, kus majandusaasta aruannet on asutud koostama nõnda, et mõned majandustehingud on raamatupidamisregistrites kajastamata. Võib juhtuda, et dokumendid, mis tuleks raamatupidamisregistrites kajastada selleks, et aruanne õigesti ja õiglaselt olukorda kajastaks, lihtsalt ei jõua raamatupidajani. Probleeme tekitavaks valdkonnaks on siin näiteks eraldised. Informatsioon ettevõtte vastu alustatud kohtuasjast võib juhataja arvates tunduda raamatupidaja jaoks ebaoluline, eriti kui selle kohtuasjaga seonduvalt mingeid rahalisi väljaminekuid veel tekkinud ei ole. Ometi võib selline sündmus tingida eraldise moodustamise, mis tuleks kajastada aruandeperioodi kulude ja kohustusena. Juba koostatud aruande ümbertegemine on aeganõudev ja tülikas ning võib tuua ka ebameeldiva üllatuse - ettevõtte finantsnäitajaid muutuvad ilmselt ebasoovitud suunas.

Seega esimeseks soovituseks majandusaasta aruande auditeerimise sujuva kulgemise eeldusena oleks ettevõtte tegevjuhtkonna ja raamatupidaja tihe infovahetus ja koostöö, et sündmused, mis peaksid leidma kajastamist raamatupidamisregistrites, sinna ka jõuaks.

Järgmisteks sammudeks aastaaruande koostamisel on varade ja kohustuste saldode inventeerimine ning nende väärtuse hindamine vastavalt kehtestatud arvestuspõhimõtetele. Täpselt samuti, kui eelmise etapi puhulgi, on ka selles etapis toimetatu äärmiselt olulise tähtsusega selleks, et aastaaruanne õigesti ja õiglaselt ettevõtte finantsseisundit kajastaks.

Selle etapi puhul on audiitorite töö kiirendamiseks ja sujuvamaks muutmisel võimalik samuti palju ära teha. Mida paremini ja ülevaatlikumalt inventuuride läbiviimine dokumenteeritud on, seda kiiremini ja liigseid küsimusi esitamata audiitori töö edeneb. Sõltuvalt ettevõtte varade struktuurist ja muudest aspektidest valib audiitor varade liigid, milliste inventuure ta ise külastada tahab. Kõiki inventuure audiitor kindlasti ei külasta, ning enamasti ei viibi audiitor ettevõttes alates inventuuri algusest kuni inventuuri lõpptulemuste selgumiseni, seda ei tulegi temalt oodata.

Oma lõplikud hinnangud inventuuri lõpptulemuste usaldusväärsusele annab audiitor tuginedes dokumentidele. Seega oluline on inventuurid korralikult läbi viia – kuid üksnes sellest ei pruugi piisata. Teiseks oluliseks aspektiks on inventuuride käik ka korralikult dokumenteerida. Puudulikult vormistatud dokumentide põhjal võib ka kõige eeskujulikumalt läbiviidud inventuur audiitorites kahtlusi tekitada ning esile kutsuda selliste täiendavate kontrolliprotseduuride teostamise audiitori poolt, mida korrektsete dokumentide puhul ehk poleks vaja olnud.

Inventuuri dokumendid (saldokinnituskirjad, inventuuri lugemislehed, lõppaktid jne.) on samasugused raamatupidamise algdokumendid nagu näiteks ostu- ja müügiarvedki, ning neile kehtivad kõik raamatupidamise seaduses algdokumentide vormistamise, kirjendamise ning säilitamise kohta käivad nõuded.

Korrektse dokumenteerimise nõue kehtib ka varade ja kohustuste väärtuse hindamise kohta. Juhtkond peab hindama varade ja kohustuste väärtust vastavalt kehtestatud reeglitele, nii ettevõtte välistele kui ettevõtte sisestele. Näiteks peaks ettevõte oma raamatupidamise sise-eeskirjades sätestama reeglid selle kohta, millal nõuded ebatõenäoliseks hinnatakse. Hinnangu tegemisel tugineb juhtkond ka konkreetsele majandussituatsioonile, oma kogemustele, bilansipäevajärgsetele sündmustele jne., ehk kogu informatsioonile, mis hinnangu tegemisel olulise tähtsusega on. Nende kahe ajahetke vahele - millal vastav hinnang anti ja millal audiitor selle kohta selgitust küsib, võib jääda piisavalt pikk periood. Ei raamatupidajad ega ka tegevjuhtkond pruugi enam mäletada, miks konkreetse nõude kohta justnimelt selline hinnang anti – ja jällegi võib aeg asjatult kuluda. Näiteks toimusid juhatuse ühe liikme ja maksmisega hilinenud kliendi tegevjuhtkonna vahel konstruktiivsed läbirääkimised, mis lõppesid maksegraafiku ja käenduslepingute koostamisega.

Seega teiseks soovituseks on pöörata tähelepanu dokumenteerimisele nii inventuuride korraldamisel kui varade ja kohustuste väärtuste hindamisel.

Ent tühipaljas selgitus läbirääkimiste toimumise ja nende tulemuste kohta audiitoreid ei veena. Nemad tahavad näha dokumente, need aga on läbirääkimisi toimetanud juhatuse liikme käes, tema aga parajasti puhkusel.

Väga korrektselt koostatud dokumentidest omakorda on vähe abi, kui nende leidmine on tülikas ja aeganõudev.

Kolmandaks soovitan mõelda dokumentide paigutamise peale ning leida selline dokumentide arhiveerimiskord, et vajalikke dokumente oleks võimalikult lihtne kiiresti leida. Väiksemad ja konservatiivsema ärikultuuriga ettevõtted võivad eelistada varianti, kus aastaaruande koostamise toimingute dokumentide kohta avatakse eraldi kaust, nimetame selle tinglikult „aastaaruande koostamise kaustaks“. Selles kaustas võiksid näiteks olla raamatupidamisprogrammist väljatrükitud detailne bilanss ning edasi bilansikirjete järjekorras dokumendid või nende koopiad vastavate varade ja kohustuste olemasolu ja väärtuse tõendamiseks.

Näiteks bilansikirje alaliigenduse Nõuded ostjate vastu jaoks võiks aastaaruande koostamise kaustas olla müügireskontro väljatrükk bilansipäeva seisuga, nõuete inveteerimisnimekiri, tagasisaadud saldovõrdlused, akt nõuete allahindluste kohta, sõlmitud maksegraafikud, müügireskontro väljatrükk bilansi koostamise seisuga jne.

Kui dokumentide paigutamine ühte kausta ei osutu otstarbekaks, siis võiks aastaaruande koostamise kaustas olla vähemasti viide sellele, kus konkreetne dokument asub.

Selline lähenemisviis on mõistlik ka väheliikuvate saldode osas, näiteks laenude puhul, millel on maksepuhkus. Aasta jooksul jõuab kindlasti ununeda, millisel kontol mingid varad/kohustused kajastatud olid ning järgmise aasta aruannet tehes on hea eelmise aasta kausta sirvides see meelde tuletada.

Lisaks bilansikirjete kohta käivale informatsioonile võiks selles kaustas olla ka näiteks kasumiaruande ja rahavoogude aruande keeruliste ja oluliste kirjete kohta käiv informatsioon. Kui näiteks aruandeaastal on müüdud põhivara olulistes summades ning teenitud müügist kahjumit, siis raamatupidaja kindlasti enne aruande koostamise alustamist kontrollib üle, kas põhivara müügikahjum on õieti välja toodud. Kui raamatupidaja mõttekäiku, mille tulemusena konkreetne number on jõudnud kasumiaruande ja rahavoogude aruande vastavatele ridadele, toetavad selle mõttekäigu aluseks olnud väljatrükid raamatupidamisregistritest, koopia müügidokumendist jne., on kellel iganes hiljem väga lihtne kontrollida, kas antud number ka õige on. Ning kui number peaks tõesti valesti väljatoodud olema, saab sinnasamma juurde õige mõttekäigu kirja panna ning järgmisel korral sama majandustehingu toimumisel on raamatupidajal nö „spikker“ kust tehingu kajastamise õigsust kontrollida.

Loomulikult võib ja peabki (sest ettevõtted ja inimesed on erinevad) see “ aastaaruande koostamise kaust“ välja näha väga erinev. Näiteks suuremad ja innovaatilisema lähenemisega ettevõtte kaust võib olla osalt või ka tervenisti elektrooniline. Tähtis on asja mõte, mis seisneb selles, et kogu aastaaruande koostamist kajastav informatsioon oleks võimalikult kiiresti ning mugavalt leitav.

Analoogilist süsteemi võib kasutada ka näiteks raamatupidajate vahetusel. Lepitakse kokku kuupäev, milleni vastutab vana raamatupidaja ning millest alates uus raamatupidaja. Võimalusel vaadatakse selle kuupäeva saldod koos üle, vajadusel koostab vana raamatupidaja samuti kausta, mis seekord on palju lühem ja lihtsamini koostatav, kui aastaaruande puhul. Raamatupidajad ei vahetu ju reeglina aastavahetusel ning varade ja kohustuste inventeerimise ja hindamise protseduure ei tehta. Sel juhul on koostatud kausta eesmärk võimaldada uuel raamatupidajal kiiresti töösse sisse elada ning võimalikult väha aega kulutada mõistmisele, mis täpselt mingi numbri taga seisab. Raamatupidajate vahetumisel on mõistlik tõmmata selge joon kahe erineva inimese tegemistele ka seepärast, et võimalike väärkajastamiste ilmnemise puhul ei hakataks süüdistama vale inimest. Eriti oluline on selline „joone tõmbamine“ väiksemates firmades, kus ei tavatseta raamatupidamisprogramme seadistada nii, et raamatupidamiskirjendeid ei oleks võimalik hiljem muuta ning iga kirjendi või selle paranduse tegija oleks identifitseeritav. Seega raamatupidajate vahetusel eksisteerinud saldode fikseerimine peaks olema mõlema – nii lahkuva kui uue raamatupidaja huvides.